PDFs automatisch erstellen
PDFs, die von selbst entstehen und ankommen
Aus deinen Daten werden in Sekunden fertige PDFs. DocsAutomator legt sie ab, verschickt sie und holt die Unterschrift ein, ganz automatisch.
Die Vorteile
Warum Teams ihre PDFs mit DocsAutomator erstellen und zustellen
Schnell fertig
Die meisten Dokumente sind in Sekunden fertig. Word- und PDF-Vorlagen brauchen meist unter 10 Sekunden, Google-Docs-Vorlagen ein paar Sekunden mehr. Lange Dokumente mit vielen Positionen dauern etwas länger.
Automatisch per E-Mail
Jedes fertige PDF geht automatisch per E-Mail raus. Betreff und Text füllst du mit deinen Daten. Du kannst mehrere Empfänger und eine Antwortadresse angeben. Du legst auch fest, wann die E-Mail rausgeht.
In Google Drive, OneDrive oder Dropbox
Speicher die PDFs in einem Ordner in Google Drive, OneDrive oder Dropbox. Unterordner bekommen ihren Namen aus deinen Daten, etwa nach dem Kunden. So landet jede Datei am richtigen Platz.
PDFs zusammenführen
Häng vorhandene PDFs vor oder hinter das neue PDF, etwa ein Deckblatt oder deine AGB. Ab dem Plan Business.
PDF aus HTML programmieren oder eine Vorlage füllen?
Beides macht aus Daten PDFs. Der Unterschied liegt darin, wer die Vorlage pflegt und wer den Versand danach baut.
Was mit jedem PDF passiert
Du bestimmst, wohin jedes PDF geht
PDF mit Download-Link
Jedes PDF bekommt einen eigenen Download-Link. Teil ihn, schick ihn per E-Mail oder schreib ihn zurück in Airtable, Notion, Google Sheets, SmartSuite oder ClickUp. Für Dokumente mit Verfallsdatum lässt du den Link ablaufen.
Google Drive, OneDrive und Dropbox
Jedes PDF landet automatisch in einem Ordner in Google Drive, OneDrive oder Dropbox. Unterordner bekommen ihren Namen aus deinen Daten, etwa nach Kunde oder Monat. Niemand muss mehr Dateien von Hand ablegen.
Ordner auf der Seite „Documents“
Leg jedes neue Dokument in einem Ordner auf der Seite „Documents“ in DocsAutomator ab. So findet dein Team jede Rechnung, jedes Angebot und jeden Vertrag an einem Ort.
Word-Datei (.docx)
Mit einer Word-Vorlage behältst du die Word-Datei neben dem PDF. Du lädst sie aus dem Verlauf herunter, hängst sie an die E-Mail oder speicherst sie in Google Drive, OneDrive oder Dropbox.
E-Mail mit PDF im Anhang
Verschick das PDF, die Word-Datei oder beides als Anhang. Betreff und Text füllst du mit deinen Daten. Du kannst mehrere Empfänger und eine Antwortadresse angeben. Du legst auch fest, wann die E-Mail rausgeht.
PDFs zusammenführen
Häng vorhandene PDFs vor oder hinter das neue PDF: ein Deckblatt mit deinem Logo, deine AGB oder Unterlagen für Prüfer. So musst du sie nicht in jede Vorlage packen. Die PDFs kommen aus einem Feld in deiner Datenquelle oder aus der API-Anfrage.
Dein erstes Dokument, in wenigen Minuten unterschrieben
So funktioniert es
In wenigen Minuten startklar
Vorlage erstellen
Ausgabe und Zustellung festlegen
Automatisch erstellen und zustellen
Mehr im Hilfe-Center
Dein erstes Dokument, in wenigen Minuten unterschrieben
Anwendungsfälle
So erstellen und verschicken Teams ihre PDFs
Rechnungen erstellen und verschicken
Sobald ein Eintrag dazukommt oder sich ändert, entsteht die Rechnung und geht per E-Mail raus. Das PDF hängt an einer E-Mail, die du selbst gestaltest, liegt in Google Drive, und der Download-Link steht wieder in deiner Datenbank.
Rechnungsvorlagen (Englisch)
Berichte verteilen
Erstell Wochen- oder Monatsberichte und schick sie als PDF-Anhang an alle, die sie brauchen. Mit Bedingungen bekommt jede Person genau ihren Bericht.
Berichtsvorlagen (Englisch)
Nachweise und Prüfunterlagen
Erstell Unterlagen für Prüfungen und Nachweise, leg sie in Google-Drive-Ordnern mit Namen aus deinen Daten ab und behalte alles in deiner Datenquelle. Deine AGB oder Hinweise hängst du einfach als PDF hinten an.
Rechtliche Vorlagen (Englisch)
Zertifikate und Urkunden
Erstell persönliche Zertifikate mit Namen, Datum und Leistung. Hunderte auf einmal. Jedes geht per E-Mail an seinen Empfänger oder landet im Drive-Ordner der Veranstaltung.
Zertifikatsvorlagen (Englisch)
Angebote und Kostenvoranschläge
Erstell Angebote mit Positionen, schick sie mit deinem Branding per E-Mail und lass die Links ablaufen. So ist ein veraltetes Angebot von selbst nicht mehr abrufbar.
Angebotsvorlagen (Englisch)und vieles mehr
Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden, im englischen Original:
DocAutomator has helped my business automate invoices, contacts, and quarterly reports for our clients. This product saves us a lot of time, allowing us as a property management company to focus more on asset management.
Eran
This is the best value for money app for creating template. Easy to use, easy to set up, and we like to support small businesses. Keep going!
Aris Zagklis
After struggling with the limits and bugs of AirTable's Page Designer extension for years, I stumbled on the DocsAutomator tool – and I have to say – it's incredible.
Trashcaneron
DocsAutomator is everything the Page Designer in Airtbale should have been. It is a powerful automation platform that allows me to pull complex data from Airtable and apply a design that I have full control over!
Dustin
It's incredible how easily we can connect it to other systems. [...] No similar software was found. It should be made mandatory. Docautomator has been our best choice so far! Always reliable! Thank you very much for making my day and work easier.
Ágota dr. Czirják-Nagy
Just getting started with DocsAutomator because the options within AirTable did not meet my needs. With always updating features and resources, this is quickly becoming the best extension you can choose.
Shannon Bradley
Mehr für anspruchsvolle Abläufe
Noch mehr Möglichkeiten für den Versand
Lass Download-Links nach einer Frist zwischen 5 Minuten und einem Jahr ablaufen. Das eignet sich für Verträgen, Kontoauszügen oder medizinischen Unterlagen, die nur eine Zeit lang abrufbar sein sollen.
Nach jedem Dokument schickt DocsAutomator eine POST-Anfrage mit den Details und dem Link zum PDF an deine Webhook-Adresse. So aktualisierst du dein CRM oder startest den nächsten Schritt in Zapier, Make oder n8n.
Mit einer Google-Docs-Vorlage behältst du ein bearbeitbares Google Doc neben dem PDF. Das Google Doc liegt in deinem Drive, falls du noch etwas von Hand änderst. Das PDF geht raus oder wird gespeichert, wie du es eingestellt hast.
Die E-Mail geht nur raus, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Rechnungen etwa nur, wenn der Status „Approved“ ist, oder Berichte nur an aktive Ansprechpartner. Die Empfänger können auch direkt aus deinen Daten kommen.
Verschick die E-Mails über dein eigenes Gmail- oder Outlook-Konto mit eigenem Absendernamen oder über den Standardabsender von DocsAutomator. Deine Empfänger sehen deinen Namen und nicht den eines fremden Tools. Dein eigenes Gmail- oder Outlook-Konto gibt es ab dem Plan Business.
Lade ein beliebiges PDF hoch, etwa ein Antragsformular oder einen Mietvertrag, und setz Felder für Text, Bilder, Checkboxen und Unterschriften darauf. DocsAutomator füllt die Felder mit deinen Daten, und das Layout bleibt, wie es ist.
Ist das PDF fertig, schickst du es zur Unterschrift oder lässt ein Angebot mit einem Klick annehmen. Das unterschriebene oder angenommene PDF speicherst du in deiner Datenquelle oder in einem Ordner. E-Signaturen und Annahme sind in jedem Plan enthalten.
Dein erstes Dokument, in wenigen Minuten unterschrieben
PDFs aus jeder Datenquelle erstellen und zustellen
Häufige Fragen
- PDF: du lädst es über seinen Link herunter oder speicherst es in Google Drive, OneDrive, Dropbox oder in deinem Ordner auf der Seite „Documents“.
- Google Doc: mit einer Google-Docs-Vorlage liegt eine bearbeitbare Kopie in deinem Drive.
- Word-Datei (.docx): mit einer Word-Vorlage lädst du die Word-Datei aus dem Verlauf herunter oder speicherst sie in Google Drive, OneDrive oder Dropbox.
Dein erstes Dokument, in wenigen Minuten unterschrieben
Weitere Funktionen
Alles, was du für die Dokumentenautomatisierung brauchst
KI-Vorlagengenerator
Beschreib ein Dokument, und die KI gestaltet daraus eine professionelle Word-Vorlage (.docx).
Google-Docs-Vorlagen
Gestalte deine Vorlagen in Google Docs, einem Programm, das du schon kennst.
Word-Vorlagen
Lade eine Word-Vorlage (.docx) hoch. Aus deinen Daten entstehen Word-Dateien oder PDFs.
E-Signaturen
Schick Dokumente aus deinen Daten raus und lass sie unterschreiben oder mit einem Klick annehmen.
E-Mail-Versand
Erstell Dokumente und verschick sie automatisch als PDF-Anhang.
Dynamische Positionen
Erstell Rechnungen, Berichte und Aufstellungen, deren Positionen mit deinen Daten wachsen, auch verschachtelt.
Bedingte Logik
Zeig, versteck oder gestalte Inhalte je nach deinen Daten.
KI-Feldzuordnung
Lass die KI in Sekunden Felder zuordnen oder Beispieldaten erzeugen.
Stapelverarbeitung
Erstell Dutzende Dokumente auf einmal. Eine Warteschlange arbeitet sie im Hintergrund ab.
REST-API
Erstell Dokumente per Code, synchron oder asynchron, mit einem Webhook, sobald sie fertig sind.
KI und Agenten
Lass KI-Agenten über den MCP-Server Dokumente erstellen.
Diese Teams erstellen ihre PDFs mit DocsAutomator:
PDFs erstellen und zustellen, ganz von selbst
Über 1.200 Unternehmen erstellen ihre wichtigsten Dokumente mit DocsAutomator.
Unbegrenzt testen, ohne Kreditkarte.