SmartSuite E-Signaturen
Verträge aus SmartSuite unterschreiben lassen
Lass Lieferantenverträge und Bestellungen direkt aus dem Eintrag in SmartSuite unterschreiben, oder dein Lieferant nimmt sie mit einem Klick an. Das versiegelte PDF und die Angaben des Unterzeichners kommen zurück in den Eintrag.
DocsAutomator: Dokument erstellenWarum SmartSuite-Teams mit DocsAutomator unterschreiben lassen
Status ändern, PDF im Eintrag.
Das versiegelte PDF landet in einem Dateifeld
Im selben Eintrag, mit Zertifikatsseite.
Angaben kommen als Feldwerte zurück
Eine Funktion, ein Häkchen oder ein Datum, das der Unterzeichner ausfüllt.
Eine SmartSuite-Automation startet die Unterschrift
Über die Aktion von DocsAutomator, ein Formelfeld oder einen Button.
So schickst du einen Vertrag aus SmartSuite zur Unterschrift
Einmal einrichten, dann läuft es von selbst: Wechselt ein Eintrag den Status, entsteht der Vertrag, dein Lieferant unterschreibt, und das PDF landet wieder im Eintrag.
- 1
SmartSuite verbinden
Leg in DocsAutomator eine Automation mit SmartSuite als Datenquelle an und wähl die Lösung und die Tabelle, zum Beispiel Einkauf und Lieferanten.
- 2
Signatur-Platzhalter in die Vorlage setzen
Schreib in deine Vorlage, in Google Docs oder Word, {{esign.signature_1}} dorthin, wo der Lieferant unterschreibt. Mit {{esign.text_1_title}} fragst du einen Wert ab, den er ausfüllt.
- 3
Festlegen, wer unterschreibt
Schalte „Signing“ ein und nimm Name und E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners aus Feldern des Eintrags, etwa „E-Mail Kontakt“. Für deine eigene Unterschrift reicht eine feste Adresse.
- 4
Festlegen, was zurückkommt
Wähl unter „After signing“ ein Dateifeld für das versiegelte PDF. Die Werte, die der Lieferant ausfüllt, ordnest du Text-, Ja/Nein- oder Datumsfeldern zu.
- 5
Aus SmartSuite starten
Leg eine SmartSuite-Automation an, etwa für den Status „Vertrag senden“, und füg die Aktion von DocsAutomator hinzu. Ein Formel- oder Button-Feld mit der Webhook-URL funktioniert auch.
- 6
Der Lieferant unterschreibt, der Eintrag füllt sich
Der Lieferant bekommt eine E-Mail und unterschreibt im Browser, ohne Konto. Das versiegelte PDF landet im Dateifeld, die Werte landen in ihren Feldern.
SmartSuiteIn wenigen Minuten zum ersten unterschriebenen Dokument
Diese Teams und Organisationen erstellen ihre Dokumente mit DocsAutomator:
Beispiel: ein Lieferantenvertrag aus einem Eintrag in SmartSuite
Ein Verpackungslieferant unterschreibt einen Vertrag über zwei Jahre. Alle Namen und Beträge sind erfunden.
1. Der Eintrag in SmartSuite
- Status
- Vertrag senden
- Kontakt
- Lena Ortiz
- E-Mail Kontakt
- lena.ortiz@example.com
- Kategorie
- Verpackung
- Laufzeit
- 24 Monate
- Zahlungsziel
- 45 Tage netto
- Jahresmenge
- 480.000 Stück
- Einkäufer
- Sam Whitfield
- Unterschriebener Vertrag
- Leer, bis der Lieferant unterschreibt
- Funktion
- Leer, bis der Lieferant unterschreibt
2. Der unterschriebene Vertrag
3. Was zurück in den Eintrag kommt
- Unterschriebener Vertrag
- VA-118 unterschrieben.pdf
- Link zum Unterschreiben
- sign.docsautomator.co/…
- Funktion
- Vertriebsleiterin
- Unterschrieben am
- 05.10.2026
- Status
- Vertrag senden
Bestellungen mit einem Klick annehmen lassen
Für eine Bestellung oder eine Preisbestätigung reicht das Ja des Lieferanten.
Wähl „Acceptance“ statt „Signing“. Der Lieferant öffnet die Bestellung aus der E-Mail und klickt auf „Annehmen“.
- Kein Zeichnen, kein Konto
- Der Empfänger tippt seinen Namen ein oder lehnt mit Begründung ab
- Das versiegelte PDF kommt mit Annahmezertifikat in das Dateifeld
Was zurück in den Eintrag kommt
Du wählst die Felder einmal. Eine Kopie kann zusätzlich nach Google Drive oder Dropbox, an einen Webhook oder per E-Mail gehen.
Unterschriebener Vertrag
Dateifeld: das versiegelte PDF mit Zertifikat
Link zum Unterschreiben
Link- oder Textfeld: gespeichert, bevor die E-Mail rausgeht
Funktion
Textfeld: was der Lieferant eingetippt hat
Unterschrieben am
Datumsfeld: der Tag der Unterschrift
Du kommst von einem anderen Signatur-Tool?
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Gespräch buchenWorauf du bei einem E-Signatur-Tool für SmartSuite achten solltest
Sieben Punkte, die du vor der Entscheidung prüfen solltest.
- Das versiegelte PDF zurück in einem Dateifeld. Die unterschriebene Datei sollte ohne zweites Tool im Eintrag landen.
- Die Angaben des Unterzeichners in deinen Feldern. Eine Funktion, ein Häkchen oder ein Datum, das der Unterzeichner ausfüllt, sollte als Feldwert zurückkommen.
- Gestartet von deinen eigenen Automationen. Ein Statuswechsel oder ein Button im Eintrag sollte genügen, ohne E-Mail-Adressen zu kopieren.
- Vorlagen, die dein Team bearbeiten kann. Vorlagen in Google Docs, Word oder PDF, damit dein Team die Texte selbst ändern kann.
- Unterschrift und Annahme. Ein Vertrag braucht eine Unterschrift. Für ein Angebot reicht oft ein Ja.
- Kosten pro Person oder pro Unterschrift? Prüf, ob ein Tool für jedes Teammitglied einen bezahlten Zugang verlangt oder jede Unterschrift extra berechnet. Bei DocsAutomator sind Unterschrift und Annahme in jedem Plan enthalten, mit unbegrenzt vielen Teammitgliedern.
- Nachweis auf jedem PDF. Ein Zertifikat und ein Prüfprotokoll halten fest, wer wann mit welcher E-Mail-Adresse und auf welchem Gerät unterschrieben hat.
Fragen zu E-Signaturen für SmartSuite
Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden, im englischen Original:
I find this tool really great! Very rich, and so easy to use! the parameters are numerous and very well detailed. Preview mode allows you to immediately see our changes. [...] Not to mention the very fast and top-notch support!
Fred de Artistepro
I have been exploring various solutions to streamline my business operations. I found myself having to choose between design and automation. However, that is now a thing of the past, and I am finally able to utilize all of my Google templates.
Johanes Automated
DocsAutomator is everything the Page Designer in Airtbale should have been. It is a powerful automation platform that allows me to pull complex data from Airtable and apply a design that I have full control over!
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Christoph Bernhard
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Heather Wilson
Great effort and promising product.
Yasin Hassanien
Weitere Integrationen
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Erstell Dokumente, lass sie unterschreiben und erstell E-Rechnungen im Chat mit Claude.
ChatGPT
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In Notion hast du Wikis, Projekte und dein ganzes Geschäft an einem Ort.
Google Sheets
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Mit Google Forms erstellst du kostenlos Formulare und sammelst Antworten an einem Ort.
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Mit Noloco baust du schnell interne Tools, Kundenportale und CRMs.
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