ZUGFeRD oder XRechnung? Unterschied erklärt

ZUGFeRD und XRechnung sind beides gültige E-Rechnungsformate. Der Unterschied liegt in der Datei: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, die Menschen lesen können, mit den Rechnungsdaten als XML darin. Eine XRechnung ist reines XML, zum Lesen brauchst du einen Viewer. Für Rechnungen an Unternehmen reicht beides, öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung.

Wenn du Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland schreibst, musst du je nach Umsatz ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen verschicken. Dann stellt sich fast immer zuerst die Frage: ZUGFeRD oder XRechnung? In diesem Ratgeber erfährst du, was die beiden Formate unterscheidet, siehst sie im direkten Vergleich und weißt danach, welches du für welchen Kunden nimmst.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF im Archivformat PDF/A-3, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Die PDF zeigt die Rechnung so, wie dein Kunde sie kennt, mit deinem Logo und deinem Layout. Die XML enthält dieselben Daten in einer Struktur, die Buchhaltungssoftware automatisch einliest. Technisch ist ZUGFeRD dasselbe Format wie das französische Factur-X, beide werden gemeinsam gepflegt. Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 (Factur-X 1.09.2), gültig seit dem 1. September 2026.

Mehr zum Format liest du in unserem Ratgeber Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

Was ist eine XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen. Die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Länder, pflegt ihn. XRechnung setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um und besteht aus einer einzigen XML-Datei, entweder in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII. Eine PDF-Ansicht ist nicht eingebaut: Um eine XRechnung zu lesen, öffnest du sie in einem Viewer. Aktuell ist XRechnung 3.0 (Bundle 3.0.2 vom August 2026). Die Version 4.0 wird für das Frühjahr 2027 erwartet.

UBL oder CII? Als Absender musst du dir darüber selten Gedanken machen: Beide Syntaxen enthalten dieselben Daten nach EN 16931, und XRechnung erlaubt beide. ZUGFeRD nutzt immer CII, deshalb haben eine XRechnung in CII und eine ZUGFeRD-Datei dieselbe XML-Struktur. Darum lassen sich aus denselben Rechnungsdaten beide Formate erstellen.

Seit dem 27. November 2020 ist XRechnung für Lieferanten des Bundes Pflicht. Solche Rechnungen tragen eine Leitweg-ID, eine Adresse, über die die Rechnung bei der richtigen Behörde ankommt.

Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Beide Formate enthalten dieselbe Art von Daten: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Käufer, Positionen, Umsatzsteuer und Summen, strukturiert nach EN 16931. Die beiden unterscheiden sich in der Verpackung um diese Daten.

• ZUGFeRD ist eine PDF mit XML darin. Eine Datei für Menschen und Software. Dein Kunde öffnet sie in jedem PDF-Programm, seine Buchhaltungssoftware liest die XML.
• XRechnung ist nur XML. Dieses Format ist für Software gemacht. Wer die Datei ohne Viewer öffnet, sieht Code.

Ein Punkt gilt für beide: Die XML ist die Rechnung. Bei ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil führend. Weichen XML und PDF-Ansicht voneinander ab, zählt die XML. So steht es im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.

ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich

ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format passt zu dir?

Umsatzsteuerlich zählen beide als E-Rechnung. Das Gesetz verlangt eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 (§ 14 UStG), und das erfüllen ZUGFeRD und XRechnung. Die Wahl ist also vor allem praktisch: Was kann die Software deines Kunden lesen, und wie arbeitet er?

• Öffentliche Auftraggeber: Schick eine XRechnung. Bund, Länder und viele Kommunen erwarten sie, meist über ihre Rechnungsportale oder Peppol und mit Leitweg-ID.
• Unternehmen, die Rechnungen noch mit dem Auge prüfen: ZUGFeRD ist die bequeme Wahl. Wer die Rechnung freigibt, sieht eine normale PDF, und die Buchhaltungssoftware liest die XML.
• Unternehmen, die XRechnung verlangen: Schick eine XRechnung. Manche Firmen verarbeiten jede eingehende Rechnung automatisch und wollen reines XML.
• Unsicher? Frag deinen Kunden, was seine Buchhaltungssoftware einliest. Viele Programme lesen beide Formate. Fristen und Formate im Überblick findest du auf unserer Seite E-Rechnung.

Ein Beispiel: Die Muster GmbH schreibt Rechnungen an eine Baumarktkette und an eine Stadtverwaltung. Die Baumarktkette bekommt eine ZUGFeRD-Rechnung, RE-2026-0142 über 1.071,00 €, die die Buchhaltung wie jede PDF öffnet. Die Stadt bekommt dieselbe Rechnung als XRechnung mit ihrer Leitweg-ID, hochgeladen im Rechnungsportal der Stadt.

Kannst du wechseln oder beides schicken?

Ja. Das Format wählst du pro Rechnung, nicht ein für alle Mal. Du kannst den meisten Kunden ZUGFeRD schicken und den wenigen, die es verlangen, eine XRechnung. Zu einer XRechnung darfst du auch eine PDF zum Lesen mitschicken. Denk nur daran: Die Rechnung ist die XML, nicht die PDF.

Was du vermeiden solltest: dieselbe Rechnung zweimal als zwei getrennte Rechnungen verschicken. Bekommt ein Kunde für dieselbe Lieferung eine ZUGFeRD-Rechnung und eine XRechnung, mach klar, dass es eine Rechnung in zwei Formen ist. Sonst wird sie womöglich doppelt gebucht oder bezahlt.

Häufige Fehler bei ZUGFeRD und XRechnung

• ZUGFeRD-Profil MINIMUM oder BASIC WL. Diese Profile enthalten nicht alle Angaben einer Rechnung und gelten nicht als E-Rechnung. Nimm EN 16931 (auch COMFORT genannt) oder ein umfangreicheres Profil.
• Eine normale PDF für eine E-Rechnung halten. Eine PDF per E-Mail ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Erst die strukturierte XML macht sie dazu. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Ratgeber Wie sieht eine E-Rechnung aus?
• Angaben nur in der PDF. Alle Pflichtangaben gehören in den XML-Teil. Ein Verweis auf einen PDF-Anhang reicht nicht.
• Leitweg-ID vergessen. Öffentliche Auftraggeber weisen eine XRechnung ohne Leitweg-ID zurück.
• Glauben, jede Rechnung müsse eine E-Rechnung sein. Es gibt Ausnahmen, zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Mehr dazu in E-Rechnungspflicht: die Ausnahmen.

Dieser Ratgeber erklärt die Regeln mit Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Steuerberatung; für deinen Fall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.

ZUGFeRD oder XRechnung mit DocsAutomator erstellen

In DocsAutomator wählst du das Format pro Automation: ZUGFeRD (Profil EN 16931, als PDF/A-3) oder XRechnung 3.0. Beide entstehen aus derselben Google-Docs- oder Word-Vorlage und denselben Daten, zum Beispiel aus Airtable, Google Sheets, Make, Zapier oder deinem KI-Assistenten. XRechnung wird mit dem KoSIT-Validator geprüft, ZUGFeRD mit Mustang. So ist jede E-Rechnung vor dem Versand nach EN 16931 geprüft.

Wie das funktioniert, zeigt unsere Seite E-Rechnung mit DocsAutomator. Direkt zum Format geht es mit ZUGFeRD-Rechnung erstellen und XRechnung erstellen. Einzelne Rechnungen kannst du auch mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Generator erstellen.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD dasselbe wie XRechnung?

Nein. ZUGFeRD ist eine PDF mit den Rechnungsdaten als eingebetteter XML, Menschen und Software können sie lesen. XRechnung ist nur eine XML-Datei. Beide sind gültige E-Rechnungsformate nach EN 16931.

Brauche ich für Rechnungen an Unternehmen eine XRechnung?

Nein. Für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland zählen ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil BASIC oder höher) und XRechnung gleichermaßen als E-Rechnung. Nimm XRechnung, wenn dein Kunde sie verlangt.

Welches Format brauchen Behörden?

Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID, eingereicht über ihr Rechnungsportal oder Peppol. Für Lieferanten des Bundes ist das seit dem 27. November 2020 Pflicht.

Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?

Ja. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind technisch dasselbe Format und werden gemeinsam gepflegt. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2.

Was gilt bei ZUGFeRD, die PDF oder die XML?

Die XML. Der XML-Teil ist führend. Weichen XML und PDF-Ansicht voneinander ab, zählt die XML.