Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, die ihre Rechnungsdaten gleich mitbringt. Du siehst eine ganz normale Rechnung, und in der Datei steckt dieselbe Rechnung noch einmal als strukturierte XML, die Buchhaltungssoftware ohne Abtippen einliest. Ab Version 2.0.1 und in jedem Profil außer MINIMUM und BASIC WL gilt eine ZUGFeRD-Datei als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Damit ist ZUGFeRD das Format, dem die meisten Unternehmen in Deutschland zuerst begegnen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen senden, ab dem 1. Januar 2028 fast alle (die Fristen im Überblick findest du auf unserer Seite zur E-Rechnung). Hier erfährst du, was in einer ZUGFeRD-Datei steckt, welche Versionen und Profile zählen und wie du eine erstellst.
Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Eine Datei enthält zwei Teile:
- Ein PDF/A-3-Dokument für Menschen. Es sieht aus wie deine Rechnung heute: Logo, Anschrift, Positionen, Gesamtbetrag. PDF/A-3 ist die Archivvariante von PDF, in die sich weitere Dateien einbetten lassen.
- Eine in die PDF eingebettete XML-Datei in der Syntax UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Die XML enthält dieselbe Rechnung als strukturierte Daten: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, USt-IdNr., Positionen, Steuersätze und Summen, jeweils in einem festen Feld.
Dein Kunde öffnet die PDF in jedem PDF-Reader. Seine Buchhaltungssoftware liest die XML und bucht die Rechnung ohne Handarbeit. Genau darum geht es: eine Datei für Menschen und Maschinen.
Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gemeinsam mit seinem französischen Partner. Die französische Fassung heißt Factur-X, und seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch dasselbe Format mit zwei Namen.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?
Meistens ja, aber nicht immer. Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine reine PDF, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, das Gesetz nennt das eine „sonstige Rechnung“.
Welche ZUGFeRD-Dateien zählen, sagt das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025: ab Version 2.0.1, in jedem Profil außer MINIMUM und BASIC WL. Diesen beiden Profilen fehlen Angaben, die EN 16931 verlangt, zum Beispiel die Positionen.
Zwei weitere Regeln des BMF sind im Alltag wichtig:
- Die XML zählt. Weichen PDF-Seite und XML voneinander ab, gilt die XML. Der strukturierte Teil ist umsatzsteuerlich die Rechnung.
- Alle Pflichtangaben gehören in die XML. Steht das Lieferdatum oder die USt-IdNr. nur auf der PDF-Seite, reicht das nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundenzettel dürfen als Anhang mitgehen.
ZUGFeRD-Profile: welche als E-Rechnung zählen
Das Profil legt fest, wie viele Daten die XML enthält. Die PDF-Seite kann in jedem Profil gleich aussehen, der Unterschied steckt in der Datei.
| Profil | Was die XML enthält | Gilt als E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten, etwa Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten und Summen, keine Positionen | Nein |
| BASIC | Mit Positionen, ein Teil von EN 16931 | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Die vollständige Kernnorm | Ja |
| EXTENDED | EN 16931 plus Zusatzfelder für einzelne Branchen | Ja |
| XRECHNUNG | Die Regeln der XRechnung, in CII geschrieben | Ja |
Für die meisten Rechnungen zwischen Unternehmen ist EN 16931 die passende Wahl. Das Profil deckt alles ab, was die Norm verlangt, und jedes Empfangssystem muss es verstehen. EXTENDED ist für Branchen mit mehr Feldern gedacht, etwa Bau oder Energie. Schreibst du an eine Behörde, frag nach, ob sie ZUGFeRD überhaupt annimmt oder eine XRechnung will. Den Vergleich findest du in unserem Ratgeber ZUGFeRD oder XRechnung?
ZUGFeRD-Versionen: was aktuell ist
ZUGFeRD 1.0 erschien 2014, für die E-Rechnung in Deutschland zählen aber nur Version 2.0.1 und neuer. Seitdem hat FeRD das Format weiterentwickelt:
- 2.4 (Factur-X 1.08), gültig seit dem 15. Januar 2026.
- 2.5 (Factur-X 1.09), veröffentlicht am 10. Juni 2026.
- 2.5.2 (Factur-X 1.09.2), gültig seit dem 1. September 2026. Das ist die aktuelle Version, sie korrigiert das Profil EXTENDED.
Neuere Versionen bleiben mit dem Kern von EN 16931 vereinbar, eine Rechnung aus einer älteren 2.x-Version ist also weiter gültig. Für deinen Kunden zählt, dass die XML richtig und vollständig ist, nicht dass du die allerneueste Version nutzt.
So erkennst du eine ZUGFeRD-Rechnung
An der Seite allein siehst du es nicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung und eine normale PDF-Rechnung können genau gleich aussehen. Zwei schnelle Prüfungen:
- Öffne die Anhänge in einem PDF-Reader wie Adobe Acrobat Reader (das Büroklammer-Symbol). Eine ZUGFeRD-Datei zeigt dort eine XML-Datei. Kein Anhang heißt: eine normale PDF.
- Lass die Datei durch einen Validator laufen. Er prüft die XML gegen EN 16931 und die ZUGFeRD-Regeln und zeigt das Profil und eventuelle Fehler. So weißt du, ob die Datei wirklich eine E-Rechnung ist oder nur so aussieht.
Wie die XML selbst aussieht und wie man sie lesbar macht, zeigt unser Ratgeber Wie sieht eine E-Rechnung aus?
ZUGFeRD-Rechnung erstellen: so geht's
Eine ZUGFeRD-Rechnung entsteht nur in Software, die die XML schreibt. Als PDF drucken, scannen oder eine Word-Datei als PDF speichern ergibt nie eine ZUGFeRD-Rechnung, weil die strukturierten Daten fehlen. Typische Wege:
- Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit ZUGFeRD-Export.
- Ein kostenloser Online-Generator für die einzelne Rechnung, in den du die Daten von Hand eingibst, zum Beispiel unser Generator für E-Rechnungen.
- Software, die die Rechnung aus deinen Daten erstellt, etwa aus einer Tabelle, einer Datenbank oder einem Auftrag, und PDF und XML zusammen schreibt.
Achte bei jedem Weg auf drei Dinge: das Profil (EN 16931 für die meisten Rechnungen an Unternehmen), alle Pflichtangaben in der XML und nicht nur auf der Seite, und eine bestandene Prüfung im Validator. Ein Formatfehler in der XML bedeutet, dass die Datei gar keine E-Rechnung ist.
ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und aufbewahren
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Kommt eine ZUGFeRD-Rechnung an, bewahre die ganze Datei mit der eingebetteten XML unverändert auf. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG). Ein Ausdruck oder eine Kopie der Seite ersetzt die Originaldatei nicht.
Musst du als Kleinunternehmer überhaupt E-Rechnungen schreiben? Die Antwort und die anderen Ausnahmen findest du im Ratgeber E-Rechnungspflicht: die Ausnahmen.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln mit Stand Oktober 2026. Er ersetzt keine Steuerberatung; für deinen Fall frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.
ZUGFeRD-Rechnungen mit DocsAutomator erstellen
DocsAutomator macht aus deiner eigenen Rechnungsvorlage in Google Docs oder Word die PDF und bettet die Rechnungsdaten als XML ein, im Profil EN 16931 (auch bekannt als Factur-X) als PDF/A-3. Die Daten kommen von dort, wo deine Rechnungen heute schon entstehen: aus Airtable, Google Sheets, Notion, Make, Zapier, n8n, der API oder per KI-Agent aus Claude oder ChatGPT.
Vor dem Versand prüft DocsAutomator jede ZUGFeRD-Datei mit Mustang und rechnet Zeilen, Steuer und Summen nach. Schlägt eine Prüfung fehl, wird nichts erstellt und nichts versendet. Einrichten und testen kannst du alles kostenlos. Wie es funktioniert, zeigt die Seite E-Rechnung mit DocsAutomator, alle Details zum Format die Seite ZUGFeRD-Rechnung erstellen. Für Rechnungen aus Tabellen gibt es außerdem E-Rechnungen aus Airtable und Google Sheets.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD dasselbe wie Factur-X?
Ja. Seit ZUGFeRD 2.1 sind das deutsche ZUGFeRD und das französische Factur-X technisch dasselbe Format und werden gemeinsam gepflegt. Eine Factur-X-Rechnung in einem zulässigen Profil gilt auch in Deutschland als E-Rechnung.
Reicht eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil MINIMUM ab 2027?
Nein. Das BMF erkennt die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht als E-Rechnung an, weil ihnen Angaben fehlen, die EN 16931 verlangt. Nutze BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG.
Was gilt, wenn PDF-Seite und XML verschiedene Beträge zeigen?
Es gilt die XML. Das BMF behandelt den strukturierten Teil als die Rechnung, eine Abweichung ist also ein Fehler, den du mit einer neuen E-Rechnung korrigierst.
Kann ich eine bestehende PDF-Rechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?
Nur mit Software, die die passende XML schreibt und als PDF/A-3 einbettet. Umbenennen, Drucken oder Scannen fügt keine strukturierten Daten hinzu, das Ergebnis bleibt eine normale PDF.
Wie lange muss ich ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, in der Originaldatei mit der eingebetteten XML. Ein Ausdruck oder ein Bild der Seite ersetzt sie nicht.
